LA STESURA DI PROTOCOLLI E PROCEDURE NELLA PREDISPOSIZIONE DEL MOG

Come assicurare che il Modello di organizzazione, gestione e controllo (MOG) sia adeguato a prevenire i reati presupposto e che sia efficacemente attuato ai sensi del D.Lgs.231/01?
Uno degli aspetti fondamentali è che siano definiti i principi di comportamento e le regole che tutti i destinatari del MOG devono rispettare, ed è opportuno che tali principi e regole siano documentati e formalizzati.

Tipicamente, come suggerito dalle linee guida di enti e associazioni di settore, il MOG è strutturato in una Parte Generale (che contiene una descrizione dell’Ente, della sua struttura organizzativa e delle attività svolte, nonché la descrizione di altri aspetti quali il sistema disciplinare adottato, e la funzione dell’Organismo di vigilanza) e in Parti Speciali, ciascuna delle quali attiene uno o più reati presupposto e prevede la descrizione dei principi di comportamento da rispettare per la prevenzione della commissione del determinato reato.

Di solito nelle Parti Speciali non si trova una descrizione dettagliata dell’operatività che deve essere seguita dalle figure interessate, bensì è riportato un rimando a documenti che formalmente sono esterni al modello organizzativo, ma che a tutti gli effetti ne costituiscono parte integrante. Ciò anche per evitare inutili duplicazioni rispetto a procedure esistenti all’interno dell’Ente.

Protocolli specifici per D.Lgs.231/01

Il servizio che offriamo al cliente è di fornire un supporto nella formalizzazione di prassi in atto o nell’integrazione di documenti esistenti al fine di assicurare la necessaria completezza del modello organizzativo. Il punto di partenza saranno, pertanto, i documenti esistenti e la valutazione dell’opportunità di una loro modifica, e solo se ritenuto necessario saranno predisposti documenti nuovi, garantendo sempre il giusto equilibrio tra esigenze apparentemente contrastanti (quella di documentare le procedure da seguire e quella di non ostacolare il funzionamento dei processi aziendali).

Nel linguaggio comune si fa riferimento a “protocolli” e “procedure”, attingendo così a termini utilizzati anche nei sistemi di gestione di un Ente, quali quello per la qualità, quello per l’ambiente e quello per la salute e sicurezza dei lavoratori.

A tutti gli effetti rientrano all’interno di tali concetti anche altre tipologie di documenti che generalmente sono presenti nell’organizzazione di un Ente: istruzioni operative, regolamenti interni, circolari informative, ecc.
In generale non si deve pensare che il D.Lgs.231/01 richieda la stesura di protocolli specifici, perché i principi di comportamento e le regole da formalizzare riguardano la normale operatività (attività e processi) dell’Ente.

Come redigere protocolli e procedure

In generale, è indispensabile considerare i seguenti elementi quando ci si accinge alla stesura di protocolli e procedure:

  • rilevanza: decidere di formalizzare ciò che serve, evitando di “ingessare” l’operatività dell’Ente con documenti non necessari;
  • coerenza: quanto viene documentato deve corrispondere a quanto effettivamente attuato, altrimenti il MOG non potrà essere efficacemente attuato;
  • condivisione: è necessario coinvolgere le figure interessate dalla specifica attività o processo, per assicurare non solo la coerenza dei contenuti, ma anche la necessaria sensibilizzazione di tali figure;
  • aggiornamento: protocolli e procedure devono essere costantemente tenuti aggiornati rispetto ai cambiamenti che possono riguardare l’Ente perché la presenza di documenti non aggiornati rendono non percorribile l’efficace attuazione del modello;
  • attuabilità: i documenti devono essere scritti in un linguaggio semplice e chiaro, in modo da essere compresi da tutti i destinatari e, quindi, effettivamente applicati.

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