L’organismo di vigilanza

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PREMESSA

In più occasioni abbiamo avuto modo di dire come l’Organismo di Vigilanza (d’ora in poi anche OdV) svolga un ruolo fondamentale ai fini della tutela dell’ente da responsabilità amministrativa ex 231.

Il decreto però, presumibilmente nell’intento di non voler limitare la libertà di auto-organizzazione degli enti, non fornisce elementi utili a definirne composizione e requisiti. Infatti, la lettera b) dell’art. 6 del D. Lgs. 231/2001 si limita a precisare che “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”.

COMPOSIZIONE

Dato però il ruolo centrale dell’OdV nell’accertamento dell’adeguatezza e dell’effettiva attuazione del modello, diventa di fondamentale importanza delinearne le possibili composizioni. In relazione alle dimensioni e alle caratteristiche dell’ente sono ipotizzabili differenti soluzioni circa la composizione:

  1. Organismo a composizione monocratica o collegiale;
  2. Utilizzo di funzioni esistenti;
  3. Partecipazione di soggetti interni e/o eterni

In relazione al primo punto, la scelta dovrà essere effettuata avendo come riferimento le dimensioni e la complessità dell’ente stesso, la tipologia e la numerosità dei reati mappati. Potrebbe essere per esempio individuato un organismo monocratico che poi si avvale di esperti per effettuare la vigilanza in ambiti non di sua competenza.

Risulta ora assodata la possibilità (inizialmente fortemente dibattuta) che la veste di Organismo di Vigilanza possa essere assunta anche dal Collegio Sindacale, anche se risulta preferibile che un sindaco sia anche membro di un organismo di vigilanza collegiale piuttosto che l’intero Collegio rivesta anche la funzione di vigilanza ai sensi della 231.

Va poi osservato che il comma 4 dell’art. 6 del D. Lgs. 231/2001 prevede che “negli enti di piccole dimensioni i compiti indicati nella lettera b), del comma 1 [vale a dire quelli dell’Organismo di Vigilanza], possono essere svolti direttamente dall’organo dirigente”. Si tratta però di una soluzione giustamente avversata dalla dottrina prevalente, data la posizione di conflitto di interessi nella quale si troverebbe il predetto organo dirigente che opererebbe in tale ambito quale controllore di sé stesso. Più accettabile potrebbe essere eventualmente la soluzione, negli enti di piccole dimensioni dove è previsto un Consiglio di Amministrazione, di investire della funzione di vigilanza il consigliere privo di deleghe operative.

Le Linee Guida suggeriscono la nomina di un Organismo plurisoggettivo a formazione mista, costutito da soggetti interni all’ente (come per esempio il responsabili dell’Internal Audit, della funzione legale, ecc.) e da soggetti esterni (consulenti, esperti).

REQUISITI

Nulla si dice nel decreto neppure in relazione ai requisiti che deve possedere l’OdV, che vanno però individuati nei seguenti:

  • Autonomia: intesa da un lato come libertà d’azione e di autodeterminazione e dall’altro quale attribuzione all’Organismo di poteri autonomi;
  • Indipendenza: che si ha nella relazione psicologico-intellettuale che si instaura fra soggetto controllore e soggetto controllato;
  • Professionalità: che comporta la presenza in capo ai soggetti responsabili dei controlli delle competenze e tecniche professionali necessarie per l’efficace svolgimento delle attività richieste (es. tecniche di campionamento statistico, di analisi e valutazione dei rischi, metodologie per l’individuazione di frodi, ecc.).
  • Onorabilità: che attiene alla sfera soggettiva del singolo membro e in particolare ai suoi precedenti giudiziari;
  • Continuità d’azione:  cioè il fatto che l’ organismo di controllo debba dedicarsi a tempo pieno allo svolgimento dei controlli, e questo al fine di assicurare che non si verifichino falle nel sistema, determinate da controlli carenti, suscettibili di inficiare il modello.

NOMINA E DURATA IN CARICA

La nomina dell’Organismo compete all’organo amministrativo al quale compete anche l’esercizio del potere di revoca.

L’Organismo resta solitamente in carica per tre esercizi e l’incarico può essere rinnovato; il modello può prevedere anche una durata differente ma si ritiene preferibile non estenderla per più di tre anni al fine di consentire una verifica periodica sull’efficacia dell’attività svolta. Sarebbe inoltre opportuno che il modello preveda un limite al rinnovo del mandato nei confronti degli stessi componenti al fine di evitare che si creino collegamenti stabili che potrebbero affievolire l’indipendenza.

CONCLUSIONI

La corretta individuazione dell’OdV diventa essenziale per conferire efficacia esimente al Modello Organizzativo. Le figure professionali che operano in Partner231 possono assumere il ruolo di membri dell’Organismo di vigilanza, assicurando la necessaria competenza sul D.Lgs. 231/01 e sulla sua applicazione.

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