Gli audit del Collegio Sindacale e gli audit dell’Organismo di Vigilanza

/, di Francesca Giotto/Gli audit del Collegio Sindacale e gli audit dell’Organismo di Vigilanza

Diversi compiti e funzioni

Spesso si confonde l’attività del Collegio Sindacale con quella dell’Organismo di Vigilanza ritenendo, erroneamente, che le due attività siano uguali  e che non vi sia la necessità di nominare anche un Organismo di Vigilanza se è già presente un Collegio Sindacale.

Se però si esaminano le funzioni e i compiti attribuiti dalla legge ai due organi se ne comprende subito la diversità e quindi la necessità che gli audit svolti siano differenti e specifici. Non solo, ma va anche evidenziato che nell’ipotesi in cui il ruolo di Organismo di Vigilanza sia svolto dallo stesso Collegio Sindacale (o qualora un membro dell’Organismo di Vigilanza sia un sindaco) è necessario che il sindaco si tolga tale veste e indossi quella specifica di membro di Organismo di Vigilanza.

Compiti del collegio sindacale

Istituzionalmente è infatti attribuita al Collegio Sindacale la “vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento” (art. 2403 c.c.). Al Collegio Sindacale è quindi demandato un duplice ordine di controlli: da un lato, il controllo di legalità, dall’altro, il controllo sul rispetto dei principi di corretta amministrazione.
Inoltre, negli enti di interesse pubblico, il Collegio Sindacale deve vigilare “sull’efficacia dei sistemi di controllo interno, di revisione interna, se applicabile, e di gestione del rischio” (art. 19 D.Lgs. 39/2010).

Compiti dell’Organismo di Vigilanza

Dall’altra parte, all’Organismo di Vigilanza (di seguito anche “OdV”) compete “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento” (art. 6, secondo comma, lett. b) D.Lgs. 231/2001).
Pertanto l’OdV esercita un controllo sull’idoneità del Modello di organizzazione, gestione e controllo (di seguito anche “Modello”) a prevenire i reati richiamati dal D.Lgs. 231/2001, nonché un controllo sulle modalità con le quali tale Modello viene efficacemente attuato nel contesto aziendale.

Esempi di audit diversi

Si evince dunque chiaramente che gli audit posti in essere dal Collegio Sindacale e quelli dell’OdV hanno finalità diverse. Volendo esemplificare, in caso di audit sui reati societari, l’OdV provvederà, in generale, oltre alla verifica di quanto previsto dal Modello e dal Codice Etico, all’identificazione dei responsabili di funzione, alla verifica della formazione dei dipendenti coinvolti in materia di reati societari, alla verifica dell’osservanza della disciplina in tema di normativa societaria, alla verifica delle procedure per la conservazione/distruzione dei dati e procederà quindi con verifiche specifiche per le tipologia di reato che rientrano nell’ambito dei reati societari e che possono riguardare la specifica realtà oggetto di verifica. Cosi, sempre per esemplificare (ma senza la presunzione di essere esaustivi), nell’ambito dello specifico reato della corruzione fra privati, l’OdV verificherà ad esempio i processi che possono consentire l’attuazione di accordi corruttivi volti ad ottenere altri “benefici” come potrebbero essere le sponsorizzazioni, gli omaggi e le spese di rappresentanza, le liberalità, eccetera.

Con riferimento alle stesse spese di rappresentanza in un audit di verifica proprio del Collegio Sindacale, il medesimo verificherà la gratuità, la congruità e l’inerenza delle stesse; verificherà se la spesa sia stata effettivamente sostenuta e documentata. Nel caso di spese di sponsorizzazione ciò che interessa al Collegio Sindacale è l’esistenza di un sottostante contratto bilaterale a prestazione corrispettive fra le parti del contratto sulla base del quale lo sponsor si obbliga ad una prestazione in denaro o in natura e il soggetto sponsorizzato si obbliga a pubblicizzare e propagandare il prodotto, i servizi, il marchio e l’attività svolta dallo sponsor.

Conclusioni

Finalità di analisi dunque nettamente diverse. Attenzione quindi ai sindaci che assumono anche l’incarico di OdV ad effettuare concretamente audit specifici.

Vi ricordo che le figure professionali che operano in Partner231 possono assumere il ruolo di membri dell’Organismo di vigilanza.

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