La vigilanza ex 231: esempi pratici sull’attività di ODV

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L’Organismo di vigilanza: premessa

L’attività di vigilanza da parte dell’Organismo (di seguito anche ODV) indicato nel D.Lgs.231/2001 svolge un ruolo fondamentale ai fini della tutela dell’ente da responsabilità amministrativa.

In particolare, il decreto 231 prevede che l’ente non risponde se prova di aver adempiuto a quanto indicato in art.6 che richiede, tra l’altro, che:

  • il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli, di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
  • non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui al punto precedente.

Avere predisposto un Modello in modo adeguato rispetto al D.Lgs.231/2001 non è, quindi, sufficiente per la tutela dell’Ente, bensì è necessario anche nominare l’Organismo di vigilanza e assicurare che tale vigilanza sia effettivamente realizzata e lo sia in modo compiuto.

Con questo approfondimento intendiamo fornire alcune indicazioni pratiche sulle modalità di organizzazione e realizzazione della vigilanza, rimandando l’analisi di altri aspetti riguardanti ODV a futuri articoli.

Vigilanza: cosa si intende

La vigilanza ai sensi del decreto 231 deve avere come focus il Modello, e in particolare:

  • la sua applicazione ed il rispetto di quanto prevede: l’Organismo di vigilanza dovrà valutare la coerenza tra regole e principi descritti nel Modello ed i comportamenti dei suoi destinatari; 
  • il suo stato di aggiornamento: il Modello deve essere visto come un documento dinamico, da modificare e integrare laddove la vigilanza ne indichi la necessità (ad esempio a seguito di modifiche del decreto 231 o di cambiamenti che riguardano l’Ente).

Oltre a ciò, teniamo conto del fatto che il D.Lgs.231/2001 prevede un elenco di reati presupposto articolato non solo in termini di numerosità, ma anche di ambiti, spaziando dai reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ai reati societari, ai reati ambientali, ai delitti informatici ecc.

Comprendiamo, quindi, come tra le caratteristiche imprescindibili dei componenti dell’Organismo di vigilanza vi sia anche il possesso di specifiche competenze professionali in attività ispettive e la conoscenza di tecniche, oltre che, naturalmente, della normativa di riferimento.

Tali competenze sono fondamentali per garantire una vigilanza efficace e completa.

Esempi pratici

Come organizzare l’attività di vigilanza

Per quanto non esplicitamente richiesto dal decreto 231, è prassi diffusa che l’Organismo di vigilanza rediga il proprio Regolamento, al cui interno definisce le modalità secondo le quali la vigilanza sarà:

  • programmata (ad esempio attraverso un programma annuale che tiene conto dei livelli di significatività dei vari reati individuati nel Modello, salvo prevedere la possibilità di verifiche straordinarie in determinati casi);
  • pianificata (attraverso la definizione, di volta in volta, di come sarà condotta la specifica vigilanza, quali saranno le figure intervistate o gli ambiti oggetto della vigilanza);
  • documentata (stesura di verbali e relazioni periodiche, invio di verbali e relazioni, archiviazione e conservazione di tali documenti).

Generalmente, ODV prevede, all’interno del proprio Regolamento, la possibilità di richiedere il supporto di figure esperte per l’esecuzione di audit mirati ai sensi del decreto 231 in relazione a:

  • mancanza di competenze specifiche da parte dei componenti dell’ODV rispetto a determinate aree di reato presupposto (ad esempio reati ambientali),
  • esigenza di vigilanza approfondita a seguito di eventi o segnalazioni.

Il ricorso a figure terze rispetto all’Organismo di vigilanza è una prassi non solo diffusa, ma anche raccomandabile perché se, da un lato, è difficile che ODV possieda competenze approfondite su tutti i reati presupposto, dall’altro vi è la necessità di garantire che la vigilanza sia completa ed accurata, coerentemente con il Modello dell’ente.

Come dare evidenza della vigilanza

Abbiamo già ricordato che il D.Lgs.231/2001 richiede che non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza: è necessario, quindi, dare evidenza della vigilanza effettuata dall’ODV. Come? Quali sono le modalità corrette?

Anche su questo punto il decreto 231 non ci fornisce indicazioni precise. Spetta quindi a ODV darsi delle regole in tal senso. Un suggerimento pratico ed operativo è di “costruire” delle check list che rappresentino una sintesi tra:

  • indicazioni di carattere generale relative ai vari reati presupposto 

e

  • principi di comportamento e protocolli stabiliti dallo specifico Modello. 

Chek list così predisposte rappresentano uno strumento davvero utile per un’attività di vigilanza efficace e completa.

Conclusioni

Quanto fin qui abbiamo detto ci fa comprendere l’importanza dell’attività di vigilanza ex 231, aspetto di cui deve essere pienamente cosciente l’ente nel momento in cui sceglie i componenti dell’ODV, ed anche quando prende visione dei verbali e delle relazioni dell’ODV. D’altra parte il decreto 231, e tutte le sue articolazioni, richiedono competenze specifiche e sempre aggiornate, ed è per questo che Partner231 offre le seguenti opportunità:

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